Comarch Betterfly automatycznie łączy Twój system z Krajowym Systemem e-Faktur.
KSeF to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania e-faktur ustrukturyzowanych. Faktury trafiają do systemu automatycznie – bez maili, załączników i PDF-ów.
Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura), zgodnie z przepisami ustawy o VAT, to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący tę fakturę, czyli KSeF ID.
W odróżnieniu od faktury elektronicznej (faktury online), za którą uznawany jest dokument w dowolnej postaci cyfrowej, e-faktura ma format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Format ten posiada określone standardy, które decydują o sposobie przedstawienia konkretnych informacji na fakturze, takich jak np. dane sprzedawcy czy rodzaj świadczonej usługi. Struktura ta zawiera pozycje (pola), które mogły dotychczas wystąpić na tradycyjnej fakturze (są one określone w art. 106e ustawy o VAT) oraz inne pola nieobowiązkowe, które powszechnie występują w obrocie gospodarczym. Co istotne obowiązuje jedna struktura faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich rodzajów faktur. E-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, z kolei za datę otrzymania e-faktury uznaje się dzień nadania jej numeru KSeF ID.
W programie Comarch Betterfly możesz już teraz bezpłatnie przetestować integrację z KSeF. Wymiana danych z KSeF jest możliwa za pomocą:
Środowiska demonstracyjnego – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Rozwiązanie to umożliwia dostosowanie procesów biznesowych na co dzień zachodzących w firmie do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury wystawione w środowisku demonstracyjnym nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z KSeF.
Środowiska produkcyjnego – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, a faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo).
Zmniejszenie kosztów oraz brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców,
Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach,
Zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe – cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników. Koniec wysyłania faktur papierowych lub w PDF jako załącznik do maila,
Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,
Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury,
Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w KSeF,
Natychmiastowe dostarczenie faktury do kontrahenta – faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system KSeF numeru identyfikacyjnego,
Skrócony termin na zwrotu podatku VAT (z 60 do 40 dni),
Ujednolicony sposób korygowania danych – błędy na fakturach przesłanych do KSeF będą mogły być poprawione wyłącznie poprzez faktury korygujące, znikną noty korygujące.
Uwaga!
Aplikacja Comarch Betterfly pozwala na wystawienie e-faktury również w trybie offline czyli w sytuacji gdy Krajowy System e-Faktur ma awarię lub jest przeciążony. Tej możliwości nie posiada aplikacja usdostępniona przez Ministerstwo Finansów.
W systemie Comarch Betterfly oprócz wysłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, Użytkownik może również pobrać dokumenty od swoich kontrahentów. W celu zaimportowania dokumentów, należy przejść na listę Faktur z KSeF, w ramach której Użytkownik ma możliwość pobrania faktur z KSeF za wybrany okres, a także określenia, które z nich powinny trafić do rejestru VAT.
Po wybraniu opcji Pobierz faktury zakupu z KSeF wystarczy jedynie wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. System pilnuje również, aby dokumenty nie duplikowały się, dlatego jeżeli jakieś faktury zostały już wcześniej pobrane to przy kolejnym pobieraniu nie będą już ponownie dodawane. Również podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów.
Ponieważ zmiany w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są dynamiczne i na ten moment nie ma jeszcze ostatecznego projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania, zachęcamy do śledzenia naszej strony poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur w rozwiązaniach Comarch Betterfly. Więcej o KSeF→
