Kluczowe wnioski
Wielu wykonawców zastanawia się, czy jako osoba prywatna może legalnie wystawić fakturę swojemu kontrahentowi, aby ten mógł rozliczyć zakup w swoich kosztach. Wyjaśniamy, jak w świetle aktualnych przepisów wygląda kwestia fakturowania przez osoby nieprowadzące firmy.
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, czyli przeciętny człowiek pracujący np. na etacie, co do zasady nie może wystawić faktury, a jedynie dokumenty potwierdzające dokonanie sprzedaży, takie jak rachunek. Zgodnie z przepisami, prawo do posługiwania się typowymi fakturami zarezerwowane jest dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, czyli firmy.
W polskim systemie prawnym pojęcie „faktura” jest ściśle powiązane z pojęciem „podatnika”. Jeśli sprzedajesz na przykład używany rower lub wykonujesz jednorazowe zlecenie polegające na przygotowaniu grafiki, Twoim głównym narzędziem dokumentacji będzie umowa kupna-sprzedaży lub rachunek wystawiony do umowy o dzieło.
Jeśli jednak Twoja aktywność staje się regularna, zorganizowana i nastawiona na zysk, przepisy mogą wymagać od Ciebie założenia firmy. Wówczas kwestia tego, czy osoba fizyczna może wystawić dokument, staje się prostsza – jako przedsiębiorca masz taki obowiązek.
W tym momencie trzeba wspomnieć o rozwiązaniu, jakim jest działalność nierejestrowa. Pozwala ona osobie fizycznej na prowadzenie drobnej sprzedaży bez konieczności wpisu do CEIDG, o ile uzyskane przychody nie przekroczą w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. limit ten wynosi 10 813,50 zł. Kwota ta wynika bezpośrednio z przemnożenia wskaźnika ustawowego przez wysokość minimalnego wynagrodzenia: 225% x 4 806 zł = 10 813,50 zł.
W ramach takiej działalności osoba fizyczna jest zwolniona z obowiązku wystawiania faktur, chyba że zażąda tego klient. Może to zrobić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostał towar lub usługę albo zapłacił za nie (nawet częściowo).
Warto wiedzieć, że w takiej sytuacji na fakturze trzeba podać swoje imię i nazwisko, NIP lub numer PESEL czy adresy. Ponadto dokument musi zawierać co najmniej:
Prowadzenie sprzedaży jako osoba fizyczna wiąże się z koniecznością pilnowania limitów. Jeśli przychody regularnie rosną, bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie sformalizowanie biznesu, co umożliwi Ci pełnoprawne prowadzenie działalności gospodarczej i swobodne wystawianie faktur kontrahentom.
Osoba fizyczna prowadząca działalność (w tym działalność nierejestrową) może wystawić fakturę, ponieważ jako podmiot dokonujący sprzedaży jest ona podatnikiem VAT – bez względu na to, czy korzysta ze zwolnienia podmiotowego, czy jest podatnikiem czynnym. Zgodnie z zapisami, które zawiera ustawa o VAT, faktura jest dokumentem księgowym służącym do dokumentowania sprzedaży, a obowiązek jej wystawienia spoczywa także na podatnikach zwolnionych. Dokument ten służy potwierdzeniu transakcji niezależnie od tego, czy sprzedaż jest opodatkowana stawką VAT, czy też wystawca jest z tego obowiązku zwolniony.
Podatników podatku VAT możemy podzielić na dwie grupy:
Faktury VAT muszą wystawić wszystkie podmioty (w tym podmioty zwolnione z VAT) prowadzące działalność gospodarczą, które sprzedają lub świadczą usługi na rzecz innego podatnika VAT w tym mikrofirmy takie jak JDG, małe firmy oraz średnie i duże przedsiębiorstwa.
Comarch Betterfly oferuje dwa modele obsługi księgowej Twojej działalności:
Dzięki temu zyskujesz nowoczesny program do fakturowania zgodny z KSeF oraz dostęp do wsparcia księgowych w bieżących rozliczeniach Twojej działalności.
Tak. Osoba fizyczna może być zmuszona do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), np. wynajmując nieruchomości.
Obecnie pojęcie e-faktury nie odnosi się już do zwykłego pliku PDF wysłanego e-mailem, ale do konkretnego formatu XML, który przechodzi przez rządową bramkę ministerialną. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ma możliwość nadania dokumentowi numeru KSeF – o ile prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu VAT, a nie w rozumieniu prawa przedsiębiorców.
Ważne terminy w przypadku wystawiania faktur KSeF w 2026 roku:
Wystawiaj e-faktury w KSeF z Comarch Betterfly. Nasza aplikacja całkowicie zdejmuje z Ciebie ciężar pilnowania technicznych aspektów integracji z rządowym systemem. Dzięki niej zyskujesz pewność, że każda wysłana przez Ciebie e-faktura trafi do KSeF w poprawnym formacie, a Ty otrzymasz potwierdzenie jej przyjęcia w czasie rzeczywistym.
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i niemająca firmy nie może wystawić faktury VAT, ale za to może wystawić rachunek. Jest to dokument przewidziany przez Ordynację podatkową dla osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale muszą udokumentować usługę lub wykonanie usługi (np. w ramach umowy o dzieło). Ustawa o VAT i ordynacja podatkowa precyzują, że faktura jest dokumentem podatkowym, natomiast rachunek jest dowodem księgowym potwierdzającym dokonanie transakcji.
| Cecha | Faktura VAT | Rachunek |
|---|---|---|
| Kto wystawia? | Podatnik VAT (firma) | Osoba fizyczna (np. umowa o dzieło) |
| Podstawa prawna | Ustawa o VAT | Ordynacja podatkowa |
| KSeF (w B2B) | Obowiązkowo (od 2026/2027) | Poza systemem (tradycyjny PDF) |
| Możliwość odliczenia przez nabywcę | Tak/Nie | Nie |
W przypadku zlecenia lub dzieła również korzysta z uproszczonych form dokumentacji sprzedaży. Rachunek powinien zawierać następujące elementy:
Comarch Betterfly to intuicyjna aplikacja, która kompleksowo wspiera wystawianie i obsługę faktur, w tym e-faktur zgodnych z wymogami KSeF. Aplikacja pozwala na samodzielne zarządzanie dokumentami sprzedażowymi, oferując jednocześnie bezpośredni dostęp do wsparcia, jakie zapewnia biuro rachunkowe. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca może sprawnie wystawiać faktury VAT, mając pewność, że jego rozliczenia są zgodne z aktualnymi przepisami.
