Kluczowe wnioski:
Od 2026 r. znaczna część podatników opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych musi prowadzić ewidencję przychodów w programie komputerowym, a po zakończeniu roku przesłać ją jako JPK_EWP. Od 2027 r. obowiązek obejmie zasadniczo pozostałych przedsiębiorców. Papierowa ewidencja nie znika więc jednego dnia, ale jej czas wyraźnie się kończy.
Przedsiębiorcy często wybierają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ze względu na prostszy sposób rozliczania podatku. Prostota ta polega na opodatkowaniu przychodów, a nie dochodów, dzięki czemu w rozliczeniach nie uwzględnia się kosztów.
Brak rozliczania kosztów nie oznacza jednak, że przedsiębiorca nie musi prowadzić żadnej dokumentacji. Podstawą ustalenia podatku pozostaje ewidencja przychodów. To z niej powinno wynikać, kiedy przychód powstał, na podstawie jakiego dokumentu został ujęty i jaką stawką ryczałtu jest opodatkowany.
Do tej pory dla wielu mniejszych przedsiębiorców ewidencja była po prostu tabelą prowadzoną na papierze (np. w formie specjalnej książeczki) albo w prostym arkuszu kalkulacyjnym. Od 2026 r. zaczyna się to zmieniać. Ewidencja musi być prowadzona przy użyciu programów komputerowych, a następnie przekazywana urzędowi skarbowemu w ustrukturyzowanej postaci. Dla ryczałtowców właściwą strukturą jest JPK_EWP.
Ewidencję przychodów prowadzą osoby fizyczne uzyskujące przychody z działalności gospodarczej opodatkowane ryczałtem oraz spółki, których wspólnicy rozliczają się w tej formie. Możliwość ta dotyczy jedynie wspólników spółki cywilnej i jawnej.
Ewidencję należy prowadzić odrębnie za każdy rok podatkowy. Obowiązek powstaje od dnia, od którego do działalności ma zastosowanie opodatkowanie ryczałtem, najczęściej od początku kolejnego roku.
W przypadku najmu prywatnego – również opodatkowanego ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów. Nadal trzeba oczywiście posiadać dokumenty pozwalające prawidłowo ustalić wysokość osiągniętego przychodu.
Zmiana obejmuje dwa powiązane ze sobą, choć odrębne obowiązki:
Obowiązek jest wprowadzany etapami. Nie każdy ryczałtowiec musiał zatem zrezygnować z papierowej ewidencji już 1 stycznia 2026 r.
| Okres | Kogo obejmuje obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji? |
|---|---|
| Od 1 stycznia 2026 r. | Podatników PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT za okresy miesięczne. Dotyczy to również ryczałtowców należących do tej grupy. |
| Od 1 stycznia 2027 r. | Pozostałych podatników, czyli podatników składających JPK_VAT kwartalnie oraz przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. |
Przykład:
Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem, który w 2026 r. rozlicza VAT miesięcznie, powinien już za ten rok prowadzić ewidencję elektronicznie. W 2027 roku przekaże JPK_EWP. Jeżeli natomiast korzysta ze zwolnienia z VAT albo składa JPK_VAT kwartalnie, w 2026 r. może jeszcze korzystać z ewidencji papierowej. Obowiązek elektroniczny obejmie go od 2027 r., a pierwszy plik JPK_EWP przekaże w 2028 roku.
Zwróć uwagę, że nie ma znaczenia, jaki przychód osiągnął – liczy się, czy składał JPK_VAT miesięcznie, czy kwartalnie w I kwartale 2026 roku.
Tak, ale tylko wtedy, gdy podatnik nie został jeszcze objęty obowiązkiem elektronicznym. W 2026 r. możliwość ta pozostaje przede wszystkim dla przedsiębiorców rozliczających VAT kwartalnie oraz korzystających ze zwolnienia z VAT.
Ewidencja prowadzona bez użycia programu komputerowego powinna być zbroszurowana, a jej karty kolejno ponumerowane. Musi również odpowiadać wzorowi wynikającemu z rozporządzenia obowiązującego od 1 stycznia 2026 r.
Jeżeli nadal korzystasz z papierowej ewidencji, czas do końca 2026 r. potraktuj jako czas na wybór programu albo ustalenie zasad współpracy z biurem rachunkowym.
Przepisy nie wskazują jednego programu, z którego musi skorzystać przedsiębiorca. Ewidencję można prowadzić:
Najważniejsze jest to, aby wybrane rozwiązanie pozwalało prowadzić ewidencję zgodnie z aktualnym wzorem oraz przygotować dane w strukturze JPK_EWP. Samo zestawienie przychodów w arkuszu kalkulacyjnym może pomagać Ci w pracy, ale nie wystarczy, jeżeli na jego podstawie nie da się utworzyć i przesłać prawidłowego pliku JPK.
Od 2026 r. ewidencję prowadzi się według nowego wzoru. Obejmuje ona w szczególności:
Nie każda pozycja będzie wypełniana w każdej sytuacji. Przykładowo, identyfikatora podatkowego kontrahenta nie wpisuje się w przypadku przychodu ujmowanego na podstawie dowodu wewnętrznego albo raportu fiskalnego. Program powinien jednak umożliwiać ujęcie wszystkich danych przewidzianych we wzorze.
Jeżeli sprzedaż została udokumentowana fakturą, zapis jest dokonywany na podstawie tej faktury. Dotyczy to również faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF.
Jeżeli sprzedaż nie została udokumentowana fakturą, podatnik sporządza na koniec dnia dowód wewnętrzny. Wykazuje w nim w jednej kwocie przychód z danego dnia, ale z podziałem na stawki ryczałtu.
Przedsiębiorca ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej dokonuje wpisów na podstawie raportów fiskalnych dobowych. Może również ująć sprzedaż zbiorczo na koniec miesiąca na podstawie raportu miesięcznego. Dane wynikające z raportu należy skorygować o zwroty, reklamacje i inne kwoty wpływające na wysokość przychodu, jeżeli zostały prawidłowo udokumentowane.
Pamiętaj, że jeżeli wystawiasz faktury do paragonów, to faktur tych nie ujmujesz po raz drugi w ewidencji. Kwota przychodu jest już ujęta w raporcie okresowym, więc wpisanie tej faktury spowodowałoby podwójne opodatkowanie.
Zapisy w ewidencji powinny być dokonywane najpóźniej do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W tym samym terminie można ująć sprzedaż z kasy fiskalnej na podstawie raportu miesięcznego.
Jest to termin graniczny. W praktyce dokumenty określające przychody warto wprowadzać na bieżąco. Przedsiębiorca wcześniej zauważy wówczas brak dokumentu, nieprawidłową datę albo zastosowanie niewłaściwej stawki. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy wykonuje kilka rodzajów usług opodatkowanych różnymi stawkami.
Stawka ryczałtu zależy od rodzaju faktycznie wykonywanej działalności. Sama nazwa usługi na fakturze albo kod PKD wpisany w CEIDG nie przesądzają o prawidłowej stawce. Znaczenie ma rzeczywisty zakres wykonanych czynności, a w wielu przypadkach również ich klasyfikacja według PKWiU.
Jeżeli podatnik osiąga przychody opodatkowane różnymi stawkami, ewidencja musi pozwalać ustalić przychód przypadający na każdy rodzaj działalności.
Za błędy w tym zakresie ustawodawca przewidział sankcję w postaci zastosowania najwyższej ze stawek (nie mniejszej niż 8,5%).
Ustalenie prawidłowej stawki jest najbardziej ryzykownym elementem w zakresie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Warto zastanowić się nad uzyskaniem interpretacji z GUS określającej PKWiU świadczonej przez Ciebie usługi.
Drugi obowiązek, o którym wspominałem na początku, dotyczy przesłania danych po zakończeniu roku podatkowego w strukturze JPK_EWP. Obowiązek ten jest podobny do funkcjonującego już JPK_VAT, który składany jest przez czynnych podatników VAT co miesiąc (bez względu na to, czy rozliczasz się kwartalnie, czy miesięcznie).
JPK_EWP jest elektronicznym odwzorowaniem ewidencji przychodów i zawiera dane w odpowiedniej strukturze wynikające z zapisów dokonanych w ciągu roku. Aktualną strukturą jest JPK_EWP(4).
Pliku JPK_EWP nie przesyła się co miesiąc (jak JPK_VAT). Jest on przekazywany po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do upływu terminu złożenia zeznania PIT-28 – czyli najczęściej będzie to ostatni dzień kwietnia następnego roku.
Plik można przygotować i wysłać bezpośrednio z programu księgowego. Możliwe jest również skorzystanie z aplikacji rządowej oraz interaktywnych formularzy udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli ewidencję prowadzi biuro rachunkowe, zwykle również zajmuje się wysyłką pliku.
Ważne: wysłanie pliku JPK_EWP nie jest równoznaczne ze złożeniem zeznania podatkowego, które nadal trzeba złożyć odrębnie.
Lokowanie produktu
Działaj lekko – online lub w intuicyjnej aplikacji mobilnej Comarch Betterfly.
Zacznij rozliczać swoją działalność w oparciu o ryczałt ewidencjonowany. Możesz prowadzić samodzielną księgowość w pakiecie eFaktury Plus i modułem księga podatkowa i ryczałt już za 39,99 PLN miesięcznie.
Ewidencja powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy. Księga jest niewadliwa wtedy, gdy odpowiada przepisom rozporządzenia (w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów) i jest prowadzona zgodnie z właściwym wzorem. Księga jest rzetelna, gdy dokonane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Nie każda pomyłka automatycznie oznacza utratę rzetelności ewidencji. Przepisy uwzględniają m.in. oczywiste omyłki, zdarzenia losowe oraz uzupełnienie lub poprawienie (korygowanie) zapisów. Nie powinieneś jednak traktować tych regulacji jako przyzwolenia na prowadzenie ewidencji dopiero na koniec roku, czy poprawianie jej już po zakończeniu.
Oprócz ewidencji przychodów przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem powinien również posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów. Wprawdzie nie wpływają one na wysokość podatku, ale mogą być podstawą np. oszacowania przychodu.
Ryczałtowcy mają również obowiązek prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – podobnie jak pozostali podatnicy tego podatku.
