Wydaje się, że każdy wie, czym jest faktura VAT – w końcu tak wynika z samej nazwy dokumentu. Ale to nie do końca takie proste.
Faktura VAT to dokument, który musi zawierać określone dane. Co ciekawe – wśród tych danych nie ma obowiązku zamieszczania sformułowania „faktura VAT”. Samo nazwanie dokumentu w ten sposób nie wystarczy, by uznać go za prawidłową fakturę.
Wymagane elementy faktury określa art. 106e ustawy o VAT. Jest ich sporo, więc trudno je tu wszystkie przytoczyć – ale ich obecność jest niezbędna, by dokument mógł być uznany za fakturę.
Są jednak wyjątki. Na przykład przedsiębiorca zwolniony z VAT, którego obrót w danym roku nie przekroczył 200 000 zł, może wystawiać uproszczone faktury. Ich wymagany zakres danych został określony w specjalnym rozporządzeniu [1]. Takie dokumenty przypominają dawny „rachunek”, który także może być uznany za fakturę.
Co się stanie, jeśli na fakturze zabraknie wymaganych danych?
To może być poważny problem – zwłaszcza dla nabywcy. Jeśli kupujesz towary lub usługi, masz prawo odliczyć VAT wykazany na fakturze. Jednak jeśli dokument jest niekompletny, urząd skarbowy może zakwestionować Twoje prawo do odliczenia.
Podobnie jest z podatkiem dochodowym – wydatki mogą być zaliczone do kosztów tylko wtedy, gdy są potwierdzone prawidłową fakturą VAT.
W takich przypadkach najlepiej zwrócić się do sprzedawcy o korektę lub wystawienie nowej, prawidłowej faktury.
Czasami faktura musi zawierać dodatkowe informacje, np. „metoda kasowa” czy „odwrotne obciążenie”. Przykładowo – jeśli prawnik otrzymuje wynagrodzenie od sądu za tzw. „urzędówkę”, to VAT z takiej usługi rozlicza się dopiero w momencie zapłaty, a nie z chwilą zakończenia sprawy.
Wyjątkiem jest tzw. faktura proforma. Choć z nazwy wygląda jak faktura, nie jest nią w rozumieniu przepisów.
Krajowa Informacja Skarbowa oraz sądy podkreślają, że proforma to dokument handlowy – służy np. do potwierdzenia oferty lub przyjęcia zamówienia. Wyraźne oznaczenie „pro forma” jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura i nie wywołuje skutków podatkowych [2].
Często pojawia się pytanie: „co wpisać na fakturze?” Niektórzy uważają, że wystarczy wskazać coś ogólnego, np. „zgodnie z umową”. Niestety, to błąd.
Opis na fakturze powinien jasno określać, jakie konkretnie usługi lub towary zostały sprzedane – np. „usługa budowlana – maj 2025”, a nie ogólnikowe sformułowania.
Organy podatkowe mogą sprawdzić, czy transakcja opisana na fakturze faktycznie miała miejsce. Jeśli nie – skutki są poważne:
Warto przygotować się na nadchodzące zmiany w przepisach. KSeF, czyli ogólnopolski system teleinformatyczny do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, stanie się wkrótce obowiązkowy. W praktyce oznacza to, że tradycyjne fakturowanie online przejdzie na zupełnie nowy poziom integracji z systemami państwowymi.
Co się zmieni?
Obowiązkowy KSeF ma wejść w życie w 2026 roku (dla największych firm od 1 lutego, dla pozostałych od 1 kwietnia). Już teraz warto sprawdzić, czy Twój program do obsługi księgowej wspiera te zmiany.
Moment powstania obowiązku podatkowego
Częsty mit: „dopóki nie wystawię faktury, nie muszę rozliczać VAT”. Niestety, to nieprawda.
Obowiązek podatkowy często powstaje niezależnie od momentu wystawienia faktury. Zazwyczaj powstaje w momencie wykonania usługi lub dostawy towaru.
Przykład 1:
Pan Adam tworzy grafiki. 29 maja wysłał klientowi gotowy projekt. Fakturę wystawił dopiero 2 czerwca i rozliczył ją za czerwiec. Błąd – powinien ją rozliczyć za maj.
Są jednak takie usługi, które powodują powstanie obowiązku rozliczenia podatku VAT za okres, w którym została wystawiona faktura. Do tych usług należą usługi budowlane.
Przykład 2:
Pan Jan prowadzi firmę budowlaną. Budowę placu zakończył 20 maja, ale fakturę wystawił 2 czerwca. W tym przypadku – ponieważ to usługa budowlana – VAT rozliczy w momencie wystawienia faktury, czyli w czerwcu.
[1]Por. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (dz. U. 2021 r. poz. 1979 z późn. zm.)
[2]Por. interpretacja indywidualna z dnia 14 lutego 2024 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS
Faktura VAT to coś więcej niż papierowe czy cyfrowe potwierdzenie sprzedaży – to dokument o dużej wadze prawnej. W obliczu nadchodzącej cyfryzacji i KSeF, sprawne fakturowanie online staje się kluczowym elementem prowadzenia nowoczesnego biznesu. Dbałość o poprawność danych i terminowość jest dziś ważniejsza niż kiedykolwiek.
