Kluczowe wnioski:
Faktura korygująca to specyficzny dokument mający na celu poprawienie błędów, który jest wystawiany w konkretnych sytuacjach. Przepisy określają, jakie elementy mogą podlegać modyfikacji w tej formie. Podpowiadamy, jak wystawić korektę faktury, aby zachować zgodność z prawem.
Faktura korygująca jest dokumentem księgowym umożliwiającym wprowadzenie zmian we wcześniej wystawionej fakturze pierwotnej. Przypadki, w których można z niej skorzystać, określa ustawa o VAT. Przepisy rozstrzygają także, jakie są obowiązkowe elementy takiego dokumentu.
Korekta faktury VAT pozwala dostosować treść dokumentu księgowego do rzeczywistego przebiegu transakcji i umożliwia poprawne rozliczenie podatku.
Wystawienie faktury korygującej jest obowiązkowe w sytuacji, gdy:
Jako przykład sytuacji, w której trzeba wystawić fakturę korygującą, można wskazać m.in. zastosowanie błędnej stawki podatku, zmianę ceny (in plus bądź in minus), udzielenie rabatu, zwrot towaru, zwrot zaliczki, czy brak istotnych elementów, np. nazwy towaru, ilości towaru lub danych nabywcy.
Korekta faktury powinna być dokonana niezwłocznie po wykryciu błędu. Nie ma przepisu, który wskazywałby dokładny termin na dopełnienie tej formalności, jednak nie warto zwlekać, aby nie dopuścić do niezgodności między stanem faktycznym, a tym wskazanym w dokumentach.
Maksymalny termin na dokonanie korekty faktury to upływ terminu przedawnienia, który zazwyczaj wynosi 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Wynika to z faktu, że po tej dacie nie ma podstawy prawnej do zmian w zakresie zobowiązania.
Korekta faktury musi obejmować konkretne elementy, które decydują o jej poprawności. Znajdziesz je w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Czy faktura korygująca musi być podpisana? Nie, aktualnie podpis nie jest wymaganym elementem takiego dokumentu. Zawsze przy korekcie faktury warto jednak zadbać o to, aby zachować informacje o podstawie dokonanych zmian, w tym dowody dotyczące uzgodnienia tego stanu z klientem.
W treści faktury korygującej można podać przyczynę korekty, a także dodać nazwę "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA", ale obecnie nie jest to już obowiązkowe.
Najczęściej warto wskazać powód zmian dla celów dowodowych. W ten sposób łatwiej dokumentować zdarzenia gospodarcze i zachować transparentność prowadzonej księgowości.
Jako opcjonalne jest również traktowane pole dotyczące przyczyny korekty w Krajowym Systemie e-Faktur.
Fakturę korygującą możesz sporządzić samodzielnie albo w swoim programie księgowym. Wystawienie korekty faktury wymaga uwzględnienia wszystkich wymaganych elementów dokumentu. Musisz zadbać również m.in. o odniesienie do pierwotnej faktury.
Jeśli korzystasz z księgowości online, system przeprowadzi Cię przez proces krok po kroku. W Comarch Betterfly fakturę korygującą możesz wystawić samodzielnie w aplikacji (za 0 zł do 10 faktur miesięcznie) lub skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego. Aby wystawić korektę własnoręcznie, wystarczy że klikniesz „Wystaw korektę” w powiązaniu z danym dokumentem, a następnie przejdziesz do „Edycji pozycji po korekcie”. Po zapisaniu zmian system wprowadzi je automatycznie, w razie potrzeby dokonując niezbędnych przeliczeń.
Faktura korygująca „in minus” zmniejsza podstawę opodatkowania i obniża kwotę podatku VAT, a „in plus” je zwiększa.
Pierwszy z dokumentów jest wystawiany przede wszystkim w przypadku zwrotu towaru, udzielenia rabatu, uznania reklamacji czy pomyłki w cenie, gdy kupujący zapłacił więcej, niż powinien. Po stronie nabywcy dokument prowadzi do zmniejszenia naliczonego podatku VAT.
Faktura „in plus” będzie odpowiednia do wykazania konieczności zwiększenia wartości towaru lub usługi, czy po prostu pomyłki, gdy cena została wskazana zbyt nisko. Faktura korygująca „in plus” po stronie nabywcy prowadzi do zwiększenia podatku naliczonego.
Po pełnym wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur noty korygujące przestaną istnieć – po 1 lutego 2026 roku wszelkie zmiany danych na fakturach będą przeprowadzane za pośrednictwem faktur korygujących.
Faktura korygująca i nota korygująca to dwa różne pojęcia, które różni przede wszystkim podmiot wystawiający (czyli kto może je wystawić) i dopuszczalny zakres zmian.
Fakturę korygującą może wystawić jedynie sprzedawca. Dokument pozwala zmienić zarówno błędy formalne, jak i kwotowe – np. w zakresie ceny czy ilości ujętych na fakturze. Jest księgowana i może wpływać na kwoty należności czy podatku.
Nota korygująca to z kolei prostszy dokument, który służył jedynie do modyfikacji danych formalnych, takich jak np. numer NIP. Nie wpływa na kwoty na fakturze i nie podlega księgowaniu. Noty korygujące wystawiał nabywca – sprzedawca jedynie je akceptował.
Według aktualnego stanu prawnego formalne potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest już wymagane. Nie potrzebujesz go również z perspektywy KSeF.
Wystarczy, że warunki do dokonania korekty zostały uzgodnione z nabywcą oraz spełnione i w razie potrzeby będziesz w stanie to wykazać, np. aneksem do umowy. To istotne dla celów dowodowych.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z szeregiem zmian w zakresie faktur korygujących. Najważniejsze z nich obejmują:
Upewnij się, że Twój program do fakturowania jest w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur. Comarch Betterfly jest w pełni przygotowany do obsługi KSeF i pozwala wystawiać oraz odbierać ustrukturyzowane faktury korygujące (XML), dbając o poprawność techniczną danych.
Faktura korygująca jest dokumentem, który wystawia się np. w przypadku obniżenia wartości transakcji np. w związku ze zwrotem towaru czy zwrotem zaliczki. Ważne, aby zawrzeć w niej wszystkie wymagane informacje: numer kolejny, datę wystawienia faktury, numer KSeF faktury, której dotyczy faktura korygująca, podstawowe dane z faktury, której dotyczy faktura korygująca (data wystawienia, dane stron, nazwę/rodzaj towaru lub usług objętych korektą). Jeśli korzystasz z księgowości online Comarch Betterfly, nie musisz się martwić o zgodność z przepisami – program online poprowadzi Cię przez proces krok po kroku.
