Wystawianie faktur w 2026 r. – prosty przewodnik dla JDG i mikrofirm

Jak wystawić fakturę?

Fakturę można przygotować za pomocą Excela lub edytora tekstu, ale najlepiej zrobić to za pomocą dedykowanego programu do wystawiania faktur zgodnego z KSeF (np. Comarch Betterfly).

Comarch Betterfly oferuje dwa modele obsługi księgowej Twojej działalności:

1. Samodzielne fakturowanie online w aplikacji – wystawiasz do 10 faktur miesięcznie za 0 zł, korzystając z pełnej integracji z systemem KSeF.
2. Obsługa przez biuro rachunkowe – przekazujesz dokumentację specjalistom, których wybierasz na podstawie ceny lub lokalizacji „blisko mnie”.

Dzięki temu zyskujesz nowoczesny program do fakturowania zgodny z KSeF oraz dostęp do wsparcia księgowych w bieżących rozliczeniach Twojej działalności.

Jak wystawić fakturę krok po kroku:

1. Wybierz program do fakturowania.

Zacznij od wyboru intuicyjnego narzędzia, które wspiera Twój biznes. W Comarch Betterfly do 10 faktur miesięcznie wystawiasz za 0 zł, co jest idealnym rozwiązaniem dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną lub jednoosobową działalność gospodarczą.

2. Wskaż rodzaj faktury.

Po wejściu w zakładkę faktur sprzedaży musisz zdecydować, jaki dokument chcesz przygotować i kliknąć przycisk „Dodaj fakturę”. System pozwala na wystawienie różnych typów dokumentów, takich jak:

• faktury sprzedaży;
• faktury cykliczne;
• faktury VAT marża;
• faktury zakupu;
• faktury proforma.

3. Uzupełnij dane kontrahenta.

Wskaż nabywcę z listy zapisanych wcześniej lub dodaj zupełnie nowy podmiot do systemu. W Comarch Betterfly dane kontrahentów są bezpiecznie zapisywane w bazie, więc przy kolejnej sprzedaży wystarczy jedno kliknięcie, by wypełnić wszystkie pola.

4. Określ datę wystawienia faktury.

Wybierz odpowiednią datę, która ma widnieć na dokumencie w Twoim programie. Pamiętaj, że według przepisów KSeF datą wystawienia faktury jest moment jej skutecznego przesłania do systemu rządowego. Oznacza to, że data wpisana w programie powinna być tożsama z dniem, w którym faktycznie wysyłasz dokument do KSeF.

5. Wybierz towar lub usługę.

Dodaj do faktury pozycje, które sprzedajesz swojemu klientowi. Możesz dołączyć krótki opis do każdego towaru lub usługi, aby faktura była w pełni zrozumiała dla odbiorcy. Następnie sprawdź, czy ceny i stawka podatku VAT są prawidłowe.

6. Wybierz kategorię sprzedaży.

Przypisanie odpowiedniej kategorii (np. sprzedaż usług marketingowych) pomaga utrzymać porządek w finansach. Dzięki temu biuro rachunkowe od razu będzie wiedziało, jak poprawnie zaksięgować dany przychód.

7. Zapisz fakturę.

Aplikacja oferuje bezpieczne przechowywanie faktur w chmurze, dzięki czemu nie musisz się martwić o ich zgubienie czy zniszczenie papierowej wersji. Po zapisaniu dokumentu możesz go edytować, a po ostatecznym zatwierdzeniu wysłać bezpośrednio do kontrahenta.

Pamiętaj, że po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w Comarch Betterfly, wysyłasz ją do KSeF z łatwością, jednym przyciskiem.

Jak obowiązek KSeF wpływa na proces wystawiania faktur?

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowym obowiązkiem dla większości przedsiębiorców w Polsce. Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.

Oznacza to, że:

• Faktura nie jest już zwykłym plikiem PDF ani papierowym arkuszem w obrocie B2B;
• Za moment wystawienia dokumentu uznaje się chwilę jego przesłania i pozytywnej weryfikacji przez system rządowy.
• Każda e-faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny nadany przez KSeF, co jest potwierdzeniem wprowadzenia jej do obiegu prawnego.

W praktyce oznacza to, że jako sprzedawca musisz posiadać narzędzie, które poprawnie przekaże dane dokumentu.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) zależy od wybranego narzędzia. Przedsiębiorcy mają do wyboru rządową bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz komercyjne programy do księgowania.

Aby wystawić fakturę w aplikacji Ministerstwa Finansów, trzeba każdorazowo przeprowadzić proces uwierzytelnienia (np. Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną). Następnie należy wypełnić odpowiedni formularz on-line, wprowadzając wszystkie dane do faktury ręcznie, sprawdzić poprawność wprowadzonych informacji i zapisać fakturę. Kolejnym krokiem jest kliknięcie „Wyślij”. System wygeneruje plik XML i przekaże go do KSeF, a po weryfikacji przyjmie fakturę, nada jej numer ID i zwróci status operacji oraz UPO.

W Comarch Betterfly cały proces jest zautomatyzowany. Wystawiasz dokument tak jak dotychczas. Dane kontrahentów, nazwy towarów lub usług oraz ich ceny i stawki VAT, jeśli są wpisane do bazy, można wybrać z listy, bez konieczności ręcznego wpisywania danych. Wystarczy tylko sprawdzić poprawność informacji i określić ilość towaru lub liczbę sztuk oraz datę sprzedaży. Po zatwierdzeniu faktury w programie należy wybierać opcję „Wyślij do KSeF”. System automatycznie pobiera UPO, które jest dowodem na to, że e-faktura została poprawnie zarejestrowana.

Comarch Betterfly umożliwia wysyłkę wielu dokumentów naraz, co znacząco przyspiesza pracę przy większej liczbie transakcji.

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Każdy dokument sprzedażowy, aby był uznany za poprawny, musi zawierać określony zestaw informacji. W systemie KSeF dane te są weryfikowane pod kątem zgodności ze schemą XML.

Prawidłowo wystawiona faktura musi zawierać:

• datę wystawienia oraz datę sprzedaży towarów/usług;
• numer faktury, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje;
• dane sprzedawcy i nabywcy: nazwy firm, adresy oraz numery NIP;
• nazwę/kategorię towaru lub usługi, ich miarę i liczbę;
• cenę jednostkową netto oraz wartość sprzedaży netto;
• stawkę podatku VAT (np. 23%, 8% lub zwolnienie);
• kwotę podatku VAT oraz łączną kwotę należności do zapłaty (brutto).

Jakie są najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury?

Nawet doświadczonym przedsiębiorcom zdarzają się pomyłki. Korzystanie z programu Comarch Betterfly minimalizuje ryzyko błędów, dzięki automatycznej weryfikacji poprawności wprowadzonych danych pod kątem logicznym jeszcze przed ich wysyłką.

Najczęściej spotykane uchybienia to:

• Błędny numer NIP nabywcy – uniemożliwia to poprawne przesłanie e-faktury do właściwego odbiorcy w systemie KSeF.
• Zastosowanie niewłaściwej stawki VAT – co może skutkować sankcjami skarbowymi.
• Błędy w rachunkach – różnice w kwotach netto, VAT i brutto wynikające z błędnego zaokrąglenia.
• Brak obowiązkowych adnotacji – np. brak napisu „mechanizm podzielonej płatności”, gdy jest on wymagany prawem.
• Niewłaściwa data sprzedaży – często mylona z datą wystawienia samego dokumentu.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Jeśli w wystawionej fakturze pojawił się błąd lub zmieniły się warunki transakcji (np. zwrot towaru lub udzielenie rabatu), trzeba wystawić fakturę korygującą. Jest to jedyny poprawny sposób na skorygowanie danych w dokumencie, który trafił już do systemu.

Na fakturze korygującej można wpisać przyczyny korekty: np. pomyłka w ilości towaru lub błędna cena, oraz obowiązkowo – numer KSeF faktury pierwotnej. System musi wiedzieć, który dokument jest poprawiany.

Sam proces wysłania korekty do KSeF jest podobny jak zwykłej faktury. Korekta musi zostać zatwierdzona przez system rządowy, aby była uznana za wystawioną.

Warto pamiętać, że w erze KSeF zniknęły tradycyjne noty korygujące wystawiane przez nabywcę – obecnie każda zmiana leży w gestii wystawcy faktury.