Od tego, czy wystawisz fakturę w terminie, zależą Twoje relacje z kontrahentami, rozliczenia podatkowe i firmowy budżet. Od 2026 roku musisz pamiętać nie tylko o właściwej dacie sporządzenia dokumentu, ale także o przesłaniu go do KSeF. Sprawdź, ile czasu na wystawienie faktury od wykonania usługi mają przedsiębiorcy!
Fakturę VAT musisz wystawić zawsze przy sprzedaży lub otrzymaniu zaliczki. Obligują Cię do tego następujące zdarzenia:
Fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do transakcji (z pewnymi wyjątkami). Wynika to wprost z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT.
Ten sam termin dotyczy również:
W praktyce, wysłanie faktury do KSeF 15. dnia miesiąca o godzinie 23:59 jest ryzykowne – jeśli system odrzuci plik z powodu błędu technicznego, a poprawisz go już po północy, faktura zostanie uznana za wystawioną po terminie. W Comarch Betterfly ryzyko takiej sytuacji ogranicza tryb Offline24, który pozwala wystawić fakturę nawet wtedy, gdy chwilowo nie można połączyć się z KSeF, a następnie przesłać ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Proces wysyłki jest przy tym zautomatyzowany i zabezpieczony przed błędami strukturalnymi. Aplikacja dostosowuje wzorce dokumentów do aktualnych wymogów prawnych, dzięki czemu faktura przechodzi weryfikację KSeF i otrzymuje numer systemowy.
Co istotne, obowiązek przesyłania faktur do KSeF nie zmienia terminów podatkowych. Od 2026 r. nadal obowiązuje więc zasada 15. dnia miesiąca. PIT i CIT rozlicza się z kolei do 20., a VAT do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Od strony technicznej kluczowe znaczenie ma art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Zasada ta dotyczy jednak tylko standardowego trybu pracy z systemem:
Każdego miesiąca przedsiębiorca musi więc pamiętać nie tylko o wystawieniu faktury w swoim programie księgowym, ale także o jej przesłaniu do KSeF w terminie. System nie pozwala na wystawianie dokumentów z datą wcześniejszą.
Jeśli fakturę za usługę lub sprzedaż prześlesz do KSeF po 15. dniu następnego miesiąca, zostanie ona przyjęta, ale z bieżącą datą. To właśnie ten dzień zostanie uznany za datę wystawienia faktury. Może to oznaczać większe ryzyko kontroli skarbowej, problemy z ciągłością numeracji dokumentów i konkretne konsekwencje podatkowe.
Przepisy przewidują wyjątki od obowiązku wystawiania faktury do 15. dnia następnego miesiąca. Inne ustawowe terminy to:
Odpowiedź na pytanie, do kiedy można wystawić fakturę zaliczkową, korygującą i zbiorczą, najczęściej sprowadza się do standardowego terminu 15. dnia następnego miesiąca.
Dotyczy to np. wspomnianych już faktur zaliczkowych. Jeśli pobierasz od kontrahenta zaliczkę, taki dokument musisz wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty. Wyjątek to sytuacja, w której dostawa towaru lub wykonanie usługi nastąpiły w tym samym miesiącu, w którym trafiła do Ciebie zaliczka.
Do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania wszystkich świadczeń wystawiasz też fakturę zbiorczą – o ile dla danej transakcji obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych. Faktura zbiorcza to dokument obejmujący wszystkie transakcje z jednym nabywcą z danego okresu rozliczeniowego. Takie rozwiązanie często wykorzystuje się przy stałej współpracy B2B i regularnych dostawach.
Inaczej podchodzi się natomiast do faktur korygujących. Należy wystawiać je niezwłocznie po wykryciu błędu lub zdarzeniu powodującym zmianę. Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje jednak dopiero 5 lat po roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Takie dokumenty wystawia się m.in. przy rabatach, obniżkach cen, zwrotach czy błędach na fakturze.
Fakturę „z góry" można wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi albo otrzymaniem całości lub części zapłaty. Termin ten nie obowiązuje jednak dokumentów jasno wskazujących okres rozliczeniowy i dotyczących:
W takich przypadkach fakturę można wystawić wcześniej, bez ograniczenia 60 dni.
Jeśli w momencie wystawiania faktury nie znasz dokładnej daty dostawy lub wykonania usługi, nie musisz jej wskazywać.
Faktury do paragonów również należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Warto pamiętać, że od 2026 roku faktury do paragonów w relacji B2B co do zasady trzeba zarejestrować w KSeF. Wyjątkiem są paragony z NIP nabywcy do 400 zł, które stanowią tzw. faktury uproszczone i do końca 2026 roku nie muszą być przesyłane do systemu.
Sprzedawca musi więc dysponować danymi nabywcy (przede wszystkim numerem NIP) już w momencie wystawiania paragonu na kasie fiskalnej. Brak NIP-u na paragonie uniemożliwi późniejsze wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej, którą kontrahent mógłby legalnie zaksięgować jako koszt. Dotyczy to transakcji zarejestrowanych na kasie fiskalnej, pod warunkiem że kupujący poprosi o fakturę do końca miesiąca, w którym doszło do sprzedaży.
Poprawnie wystawiona faktura powinna zawierać dane na temat stron transakcji, jej przedmiotu oraz kwot. Warto przypomnieć, że od 2026 roku przedsiębiorcy mają obowiązek przesyłania dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur. Z tego względu muszą być one zgodne ze schematem Ministerstwa Finansów. Dane w formie pliku XML trafiają do KSeF, gdzie są automatycznie odczytywane i weryfikowane przez system.
Faktura ustrukturyzowana powinna zawierać m.in.:
Znajomość terminów wystawiania faktur pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach VAT i minimalizuje ryzyko problemów podczas kontroli podatkowej. Pamiętaj, że od 2026 roku terminem wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data jej przesłania do KSeF (z wyjątkiem dokumentów wystawionych w trybie Offline24). Comarch Betterfly oferuje pełną integrację z KSeF i pozwala na sprawne generowanie faktur ustrukturyzowanych. Zadbaj więc o porządek w dokumentacji firmowej i nie pozwól, by umknął Ci jakikolwiek termin.
