Zanim pierwsza faktura ustrukturyzowana zostanie wysłana do państwowego systemu, przedsiębiorca musi dopełnić kilku formalności o charakterze technicznym i prawnym. Krajowy System e-Faktur nie jest bowiem zwykłym portalem do przesyłania plików, lecz zaawansowaną platformą administracyjną, która wymaga jednoznacznej identyfikacji użytkownika.
Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań, takich jak Comarch Betterfly, znacznie upraszcza proces adaptacji do nowych wymogów prawnych. Program ten został zaprojektowany w taki sposób, aby maksymalnie odciążyć użytkownika od technicznych aspektów komunikacji z urzędem skarbowym. Dzięki pełnej automatyzacji przedsiębiorca nie musi martwić się o to, czy jego faktura sprzedażowa posiada wszystkie niezbędne elementy wymagane w związku z KSeF.
Comarch Betterfly działa jako inteligentny pośrednik. Użytkownik wprowadza dane w przyjaznym interfejsie graficznym, a system w tle generuje plik, którym jest struktura XML zgodna z oficjalnym wzorcem. Największą zaletą korzystania z tego narzędzia jest eliminacja ryzyka błędów manualnych – program na bieżąco weryfikuje poprawność wprowadzonych danych pod kątem logicznym jeszcze przed ich wysyłką.
Dodatkowo, integracja z KSeF w ramach Comarch Betterfly pozwala na zbiorcze wysyłanie dokumentów oraz automatyczne pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Użytkownik ma stały wgląd w status każdej operacji, co jest ważne dla zachowania płynności finansowej i pewności prawnej. Program przechowuje dane w chmurze, co zdejmuje z barków przedsiębiorcy obowiązek ręcznego zabezpieczania plików XML na zewnętrznych nośnikach. Dzięki takiemu wsparciu, to, jak wystawić fakturę w KSeF przestaje być wyzwaniem technologicznym, a staje się naturalnym elementem codziennej pracy biurowej.
Z punktu widzenia użytkownika programów komercyjnych proces generowania dokumentu ustrukturyzowanego niczym się nie różni się od tradycyjnego wystawiania PDF-ów. Jednak w przypadku Aplikacji Podatnika KSeF przedsiębiorca musi każdorazowo wypełnić poprawnie wiele pól.
W pierwszym kroku wpisujemy podstawowe parametry transakcji: datę sprzedaży (dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi), termin płatności oraz sposób uregulowania należności. Kluczowe jest poprawne przypisanie stawek VAT do poszczególnych pozycji na fakturze.
Trzeba też pamiętać, że dane muszą mieć określony format, np. wartości liczbowe zapisuje się z kropką, nie przecinkiem.
W większości programów księgowych dane te są uzupełniane automatycznie na podstawie profilu firmy. W aplikacji rządowej musimy je wpisać samodzielnie.
Podczas wpisywania danych kontrahenta, płatne systemy często oferują funkcję pobierania danych z bazy REGON po wpisaniu numeru NIP. Jest to niezwykle pomocne, gdyż każda faktura sprzedażowa musi zawierać bezbłędne dane nabywcy. W aplikacji rządowej oraz w innych darmowych rozwiązaniach trzeba wpisać dane ręcznie, co bywa czasochłonne.
W Comarch Betterfly funkcja pobierania danych nabywcy z bazy GUS jest dostępna zarówno w darmowej, jak i płatnej wersji.
Zanim dokument zostanie przetworzony, warto skorzystać z opcji podglądu. Choć docelowym formatem jest struktura XML, programy księgowe generują wizualizację (np. w formacie PDF lub HTML), która pozwala sprawdzić, czy kwoty, opisy i dane kontrahentów są poprawne. To ostatni moment na naniesienie poprawek bez konieczności wystawiania faktur korygujących.
Po zatwierdzeniu danych system wysyła paczkę danych do serwerów MF. W tym momencie następuje weryfikacja, czy plik jest zgodny ze schemą.
Po przyjęciu dokumentu przez system centralny zostaje mu przypisany unikalny numer identyfikacyjny. Nie jest to ten sam numer, który nadaje sam przedsiębiorca (np. FV/01/2026), lecz ciąg 35 znaków alfanumerycznych generowany przez krajowy System e-Faktur. Numer ten jest dowodem na to, że faktura w KSeF została zarejestrowana i jest widoczna dla organów skarbowych i nabywców. Wystawiający fakturę dostaje też UPO.
Mimo że dokument znajduje się w centralnej bazie (przez okres 10 lat), dobrą praktyką jest poinformowanie klienta o wystawieniu faktury. Można to zrobić, wysyłając wizualizację dokumentu wraz z numerem KSeF e-mailem.
W kontekście nowego systemu fakturowania kluczowe jest rozróżnienie między fakturą „w przygotowaniu” a fakturą „wystawioną”. Dopóki faktura ustrukturyzowana nie zostanie wysłana na serwer MF i nie otrzyma numeru identyfikacyjnego, nie istnieje ona w obrocie prawnym.
Jeśli zaczniemy przygotowywać fakturę, ale chcemy przerwać pracę, możemy zapisać szkic do bufora, czyli miejsca przechowywania dokumentów roboczych. Chcąc dokończyć wystawianie dokumentu, wystarczy zalogować się do systemu i wejść w zakładkę z dokumentami roboczymi i odszukać wybraną fakturę. Fakturę w buforze można edytować, wysłać lub usunąć przed wysyłką.
Funkcja ta jest niezwykle istotna, ponieważ pozwala na weryfikację merytoryczną dokumentów przez inne działy firmy przed ich oficjalnym zatwierdzeniem i wysyłką do KSeF. Dzięki temu niweluje się ryzyko wysłania niekompletnych lub błędnie wypełnionych faktur.
Warto podkreślić, że krajowy System e-Faktur nie widzi dokumentów znajdujących się w buforze. Przedsiębiorca ma zatem pełną swobodę w edytowaniu i usuwaniu szkiców. Dopiero kliknięcie przycisku „Wyślij do KSeF” uruchamia procedurę, której nie można cofnąć. Zarządzanie buforem pozwala więc na zachowanie wysokiej jakości danych i minimalizację liczby dokumentów korygujących w systemie centralnym.
Nawet przy zachowaniu najwyższej staranności może zdarzyć się sytuacja, w której faktura w KSeF zostanie odrzucona przez system rządowy. Odrzucenie następuje w czasie rzeczywistym lub z niewielkim opóźnieniem. W takiej sytuacji pojawi się komunikat o błędzie oraz brakiem nadania numeru KSeF.
Najczęstszą przyczyną odrzucenia faktury w KSeF jest:
W przypadku odrzucenia dokumentu faktura sprzedażowa traktowana jest, jakby nie była wystawiona. Oznacza to, że przedsiębiorca musi poprawić błąd w swoim programie księgowym, a następnie ponownie wysłać ją do KSeF. Przed kolejną próbą wysyłki trzeba dokładnie przeanalizować kod błędu i sprawdzić, czy wszystkie poprawki zostały naniesione właściwie. Narzędzia do fakturowania tłumaczą te techniczne komunikaty na język zrozumiały dla użytkownika, wskazując konkretne pole, które wymaga korekty.
Poprawiony dokument system KSeF ponownie weryfikuje i jeśli spełnia on wymogi, otrzymuje status „Wystawiono” i numer ID.
Wdrożenie nowego systemu dokumentowania sprzedaży to proces wymagający uwagi, ale niosący za sobą szereg korzyści w postaci automatyzacji i porządku w dokumentacji. Zrozumienie tego, jak wystawić fakturę w KSeF, pozwala przedsiębiorcom uniknąć stresu związanego z cyfryzacją podatków.
Najważniejsze jest odpowiednie przygotowanie techniczne, w tym uzyskanie uprawnień i wybór wspierającego oprogramowania. Dzięki nowoczesnym narzędziom takim jak oprogramowanie Comarch Betterfly codzienne fakturowanie staje się szybsze i bezpieczniejsze. Przy czym osoba wystawiająca faktury nie może zapominać o weryfikacji danych przed wysyłką dokumentu do KSeF. Niestety błędy powodują albo odrzucenie faktury w systemie, albo konieczność wystawienia korekty.
