Kluczowe wnioski:
Od kwietnia 2026 roku przedsiębiorcy przeżywają kolejną rewolucję w zakresie fakturowania – mowa o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Nadal jest jednak jedna grupa, która dopiero szykuje się do tego zagadnienia. Dotyczy to przedsiębiorców, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł.
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur (a dokładniej faktur ustrukturyzowanych) pomiędzy przedsiębiorcami.
Dla dużych firm system ten jest obowiązkowy od lutego 2026 roku. Dla większości przedsiębiorców obowiązek korzystania z KSeF rozpoczął się w kwietniu 2026 roku. Natomiast mała część przedsiębiorców będzie musiała zacząć korzystać z tego systemu dopiero od 2027 roku. I ten przypadek opiszę w niniejszym artykule.
Ustawa przewiduje czasowe wyłączenie, które na potrzeby tego artykułu nazwijmy zwolnieniem podmiotowym. Dlaczego? Ponieważ nie ma znaczenia, czy taki podatnik jest czynnym podatnikiem VAT (zarejestrował się jako czynny podatnik tego podatku), czy też jest podatnikiem zwolnionym. Nie ma też znaczenia, czy dany podatnik prowadzi działalność (najczęściej), czy tylko wynajmuje prywatnie lokale.
Ważne jest natomiast, aby spełnił jedną przesłankę, dzięki której faktury w KSeF będzie wystawiał dopiero od stycznia 2027 roku.
Kryterium, które pozwala na ominięcie w 2026 roku obowiązku KSeF jest limit kwoty sprzedaży, wraz z kwotą podatku, wynoszący 10 000 zł w danym miesiącu i wynikający z wystawionych faktur papierowych lub elektronicznych. Ustalenie limitu kwotowego wiąże się z kilkoma podstawowymi pytaniami.
Odpowiedź jest jednoznaczna i wynika wprost z przepisu. Do limitu sprzedaży wlicza się również kwotę podatku VAT. Pytanie to nie jest jednak bezzasadne, gdyż zwolnienie z KSeF w 2026 roku może dotyczyć zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników VAT korzystających ze zwolnienia do 240 000 zł. To powoduje, że nie zawsze ta sama sprzedaż będzie wymagała przejścia na KSeF.
Przykład:
Pan Adam świadczy usługi szkoleniowe. Jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. W maju wykonał szkolenia na kwotę netto 9 600 zł. Do tego musiał doliczyć VAT 23%. W związku z tym kwota brutto wyniosła 11 808 zł.
Pani Joanna również świadczy usługi szkoleniowe, ale nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Również wykonała usługi na kwotę 9 600 zł.
Pan Maciej także świadczy usługi szkoleniowe. Jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, jednak szkolenia realizowane przez niego są w całości finansowane z budżetu państwa i są one zwolnione z VAT. On również wystawił fakturę na kwotę 9 600 zł.
Kto musi wystawić fakturę w KSeF? Obowiązek ten objął pana Adama już od maja. Jak widać, mimo że usługa jest taka sama, jeden podatnik musi stosować KSeF, a inny nie.
Limit 10 000 zł dotyczy łącznej kwoty brutto, wykazanej na fakturach wystawionych w danym miesiącu.
Limitu tego nie możesz przekroczyć: granicą jest kwota 10 000 zł. Czyli możesz w danym miesiącu wystawić fakturę papierowo lub elektronicznie na 10 000 zł brutto i nie musisz jej przesyłać do KSeF. Ale fakturę na 10 001 zł już musisz.
Ciekawym zagadnieniem jest to, że do limitu wliczają się wartości wykazane na fakturach wystawionych w danym miesiącu. Co do zasady faktury wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dokonano dostawy towarów (pomijam wyjątki). To zaś może oznaczać, że fakturę za usługi np. marketingowe za maj wystawisz 31 maja lub 3 czerwca.
Przykład:
Pani Natalia świadczy usługi marketingowe na rzecz spółki X za ryczałtowe wynagrodzenie w kwocie 10 000 zł miesięcznie. Nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. W dniu 2 czerwca wystawiła fakturę za usługi w maju na kwotę 10 000 zł. 30 czerwca wystawiła fakturę za usługi czerwcowe na kolejne 10 000 zł. Niestety ta druga faktura powoduje przekroczenie limitu w czerwcu – mimo że usługi dotyczą dwóch różnych miesięcy.
Pamiętaj – limit dotyczy kwot wykazanych na fakturach wystawionych w danym miesiącu.
Po przekroczeniu kwoty 10 000 zł brutto masz obowiązek korzystania z KSeF. Obowiązek ten wystąpi już przy wystawianiu faktury, którą przekraczasz dany limit.
Wracając do wcześniejszego przykładu – skoro faktura wystawiona w dniu 30 czerwca powoduje przekroczenie limitu 10 000 zł, to faktura ta powinna zostać wystawiona w systemie KSeF.
Co gorsza, przekroczenie limitu w jednym miesiącu powoduje, że również później masz obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Nie możesz już korzystać ze zwolnienia w tym zakresie, nawet jeżeli wartość sprzedaży w następnych miesiącach będzie znacznie poniżej kwoty limitu.
Obliczając limit, warto również pamiętać, że nie wszystkie transakcje muszą znaleźć się w KSeF. Można bowiem przyjąć ogólną zasadę, że te czynności, które nie wymagają wystawienia faktury, nie wliczają się również do opisywanego limitu.
W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej głównym potwierdzeniem transakcji jest paragon fiskalny. I tutaj, jak łatwo się domyślić, nie ma obowiązku zaliczania wartości takiej sprzedaży do limitu 10 000 zł.
Co jednak w przypadku, gdy osoba fizyczna zażąda wystawienia faktury? W takim przypadku nadal nie musisz tej sprzedaży wliczać do limitu 10 000 zł. Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie podlegają obowiązkowemu KSeF.
W przypadku faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej lub mających postać paragonu z numerem NIP nabywcy (do 450 zł) nie ma obowiązku przesyłania ich do KSeF do końca 2026 roku. To powoduje też, że tego typu sprzedaży nie wlicza się do limitu 10 000 zł.
W przypadku sprzedaży korzystającej ze zwolnienia obowiązek wystawienia faktury zależy od tego, czy nabywca zwróci się z żądaniem jej wystawienia. Jeżeli takiego żądania nie będzie, sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania tej faktury.
Czy zatem taka sprzedaż też będzie wliczała się do limitu?
Nie – w przypadku gdy nie masz obowiązku udokumentowania swojej sprzedaży fakturą (bo świadczysz usługi zwolnione z VAT, a ich nabywca, inny podatnik VAT, nie poprosił Cię o fakturę), takiej sprzedaży nie musisz wliczać do limitu.
Problemem może być natomiast sytuacja, w której podmiot ten wystąpi z żądaniem np. po miesiącu od sprzedaży. Wówczas kwota z poprzedniego miesiąca wykazana na fakturze z bieżącego miesiąca pomniejsza dostępny limit za bieżący miesiąc.
Materiał promocyjny
Comarch Betterfly to lekka aplikacja, która idealnie sprawdzi się dla mniejszych przedsiębiorców z obrotem do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Pracuj wygodnie i intuicyjnie, na smartfonie lub komputerze. W Comarch Betterfly możesz wystawiać oraz odbierać faktury z KSeF – bez skomplikowanej konfiguracji, za 0 zł z limitem 10 faktur miesięcznie.
Testuj Comarch Betterfly przez 30 dni za darmo.
Sankcje są przewidziane i z chwilą, gdy zaczną funkcjonować, niejeden podatnik może to odczuć na własnej skórze, natomiast do końca 2026 roku nie będą stosowane. Co więcej, Ministerstwo Finansów planuje, że abolicja ta potrwa również w 2027 roku. Jest to dobre rozwiązanie, w szczególności dlatego, że od 2027 roku ostatnia grupa przedsiębiorców rozpocznie stosowanie obligatoryjnego KSeF i karanie tych najmniejszych nie byłoby sprawiedliwe.
W 2026 roku nie wszyscy podatnicy muszą obowiązkowo stosować KSeF. Może się zdarzyć, że wartość Twojej sprzedaży wykazanej na wystawionych fakturach nie przekracza 10 000 zł w skali miesiąca i tym samym bliższe spotkanie z KSeF nastąpi dopiero od stycznia 2027 roku. Jednak już teraz warto zapoznać się z działaniem tego systemu, tak aby początek przyszłego roku nie skończył się stresem przed komputerem w sylwestrową noc.
