Faktura jest podstawowym dokumentem rozliczeniowym między kontrahentami. Służy zarówno do celów fiskalnych, jak i dowodowych. Ustawa o podatku od towarów i usług określa jakie elementy musi taki dokument zawierać. Można ją wystawić w formie papierowej oraz elektronicznej.
Nowością od 2022 roku będzie faktura ustrukturyzowana. Nie będzie ona różniła się pod tym względem od innych faktur i może występować obok faktury papierowej czy elektronicznej (faktura online). Za taką fakturuję będzie się uważać tą, którą wprowadzimy do Krajowego Systemu e-Faktur.
Wprawdzie definicja faktury ustrukturyzowanej wskazuje, że w Krajowym Systemie e-Faktur można wystawić taką fakturę, jednak jest to mylne. Faktura ustrukturyzowana będzie bowiem uznana za wystawioną w dniu, w którym prześlemy ją do KSeF, a nie faktycznie ją „wypiszemy”. Nadal zatem będziemy musieli wystawiać (wypisać) faktury w swoim programie handlowym.
Kontrahent musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez system KSeF. Niestety system nie będzie sprawdzał czy taka zgoda została udzielona. To my musimy posiadać dowody wskazujące, że kontrahent wyraził na to zgodę. Jak to zrobić? Możemy wykorzystać procedurę obowiązującą w naszej firmie dotyczącą przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jeżeli takiej nie mamy, to musimy zdobyć oświadczenie osoby upoważnionej lub wprowadzić taką zgodę do swojego regulaminu, którą klient zaakceptuje. Sposób udokumentowania zgody nie został wskazany w ustawie.
Jeżeli kontrahent nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur poprzez KSeF, będziemy musieli wysyłać je mailem czy pocztą – czyli tak jak dotychczas. Dlatego też wcześniej wskazaliśmy, że faktury ustrukturyzowane mogą występować niejako „obok” standardowych faktur.
Z systemu będziemy mogli korzystać samemu albo wskazać osoby (np. pracownika) lub podmioty (biuro rachunkowe), które będą do tego uprawnione. Osobom tym będziemy mogli przydzielić różne rodzaje uprawnień.
System powiadomi nas również o otrzymanej za jego pośrednictwem fakturze.
Aby zachęcić podatników do korzystania z tego sytemu wprowadzono możliwość otrzymania zwrotu nadwyżki podatku VAT w terminie 40 dni.
Aby go otrzymać w tym terminie, musimy:
Nie będzie miało znaczenia czy nasi kontrahenci zgodzą się na przyjmowanie faktur przez system. Ważne abyśmy wszystkie je tam zarejestrowali.
Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów wynika, że system ma być dobrowolny wyłącznie przez rok. Tym samym również ten przywilej może być wprowadzony tylko czasowy.
Dobrowolność stosowania tego systemu w 2022 roku oznacza, że rejestrując tam jedną fakturę nie zobowiązujemy się do rejestrowania wszystkich faktur. Możemy poprzestać na tej jednej. Da nam to również czas na przygotowanie się i dostawanie procedur w naszej firmie.
Wstawiając korektę do faktury ustrukturyzowanej, będziemy musieli:
Nie będziemy musieli posiadać dokumentów potwierdzających uzgodnienia pomiędzy kontrahentami oraz ich spełnienia, jako warunek zmniejszenia podatku należnego, czyli obwiązki wprowadzone pakietem SLIM VAT 2.
Natomiast nasz kontrahent, który otrzymał fakturę ustrukturyzowaną przez KSeF (czyli wyraził na to zgodę), będzie musiał obniżyć podatek naliczony w okresie otrzymania tej faktury.
Nie wszystkie faktury będziemy mogli rejestrować w KSeF. System nie będzie obsługiwał faktur VAT-RR czy not korygujących. Jak wspomnieliśmy wcześniej, mamy obowiązek uzyskać zgodę kontrahenta na przekazywanie faktur za pomocą systemu. KSeF jednak nie będzie tego weryfikował.
Rejestracja takich faktur w KSeF spowoduje, że informacje w niej zawarte do razu znajdą się w posiadaniu urzędu skarbowego.
