W przypadku sektora mikroprzedsiębiorstw na głowie właściciela ciąży wiele obowiązków. Nie ma tutaj pracownika odpowiedzialnego za fakturowanie, brakuje magazyniera, osoby pilnującej stanów, próżno szukać też asystentki układającej plany urlopowe. Niemal cały ciężar związany z prowadzeniem firmy spoczywa na barkach właściciela.
A jednak nie działa to zniechęcająco – pod koniec 2017 roku padł rekord zarejestrowanych w REGON jednoosobowych działalności gospodarczych. Już ponad 3 mln osób musi samodzielnie zmagać się ze wszystkimi kwestiami związanymi z ich biznesem. Oznacza to, że codziennie miliony przedsiębiorców starają się przypomnieć sobie najważniejsze terminy, szukają miejsca na przechowywanie dokumentacji czy też krążą między biurem a magazynem, żeby być na bieżąco ze stanami. Do tego płatnicy podatku VAT muszą pamiętać o wysłaniu JPK i innych aspektach związanych z podatkami, rozliczeniami i resztą biurokracji.
Pomocne w codziennej pracy mają być różnego rodzaju narzędzia dostępne online. Dzięki nim można zmierzyć czas pracy, znaleźć program do fakturowania, zadbać o pomocnika w kwestii sklepu internetowego czy też wspomóc się zatrudnieniem księgowej. Jednak każde z tych narzędzi bądź form pomocy generuje dodatkowe koszty, w rzeczywistości nie odciążając zbytnio przedsiębiorcy. Nadal musi on bowiem pamiętać o włączeniu jednego, drugiego, a następnie trzeciego programu, a na koniec fizycznie odwiedzić księgowość, żeby złożyć dokumenty i dopytać o pozostałe terminy.
Wiele osób prowadzących mały biznes funkcjonuje na rynku w przekonaniu, że potężne programy obsługujące niemal każdy aspekt działania firmy są zarezerwowane dla dużych korporacji, zatrudniających setki pracowników. Jednak rozwój techniki oraz wsłuchanie się w potrzeby firm przyniosło niezbędne zmiany.
Ich efektem jest system Comarch Betterfly, który usprawnia działanie nawet jednoosobowej działalności gospodarczej. Jak to działa? Przede wszystkim system ułatwia przepływ informacji, ponieważ nie ma konieczności migracji wiadomości z jednego narzędzia na drugie. Wprowadzając dane do faktury, którą potem należy wysłać księgowemu, nie trzeba tworzyć kopii czy pilnować numeracji.
System zadba o to sam, a gotowe informacje dotyczące kontrahentów oraz sprzedawanych produktów bądź usług zapisywane są w pamięci narzędzia. To oznacza znaczne usprawnienie całego procesu, zminimalizowanie błędów i odciążenie pamięci osoby wprowadzającej dane. Co więcej, wszystko dostępne jest z poziomu nie tylko komputera, ale też telefonu – dzięki aplikacji mobilnej. Żeby sprawdzić ostatnią fakturę albo znaleźć NIP kontrahenta wystarczy sięgnąć do kieszeni po smartfon.
Podobnie system ten działa w przypadku kwestii podatkowych. Wprowadzając do programu rejestry zakupów i sprzedaży, prowadząc księgę rozchodów i przychodów, a także ewidencjonując pracowników oraz ich wynagrodzenia, system automatycznie wyśle do urzędu skarbowego deklarację VAT-7. Dodatkowo co miesiąc można bez problemu wygenerować zestaw informacji o operacjach gospodarczych za dany okres, czyli JPK.
Automatyka odgrywa również znaczącą rolę w kontroli stanów magazynowych. Z Comarch Betterfly można usprawnić przeprowadzenie inwentaryzacji oraz włączyć możliwość blokady oferowania towarów, których nie ma w danej chwili w magazynie. Sama sprzedaż może odbywać się w sklepie internetowym, stworzonym wyjątkowo szybko w intuicyjnym programie.
Na koniec pytanie, które zawsze pada przed decyzją o zakupie. Czy właśnie ten program sprawdzi się w mojej firmie? W przypadku programu Comarch Betterfly zakres możliwości jest spory. To zrozumiałe, że sprawdzenie użyteczności każdej funkcji wymaga czasu. Dlatego na początek Comarch Betterfly pozwala na skorzystanie z pełnej funkcjonalności systemu do 10 dokumentów w okresie próbnym. Podczas niego możemy dobrze zapoznać się z panelem startowym, zaprzyjaźnić z interfejsem zarówno w pełnej wersji, jak i w aplikacji mobilnej dostępnej w sklepie Google oraz w App Store. Na początku pomoże także samouczek oraz wprowadzające materiały wideo na YouTube.
