Kluczowe wnioski:
KSeF działa już od jakiegoś czasu i prawdopodobnie oswoiłeś się z obowiązkami oraz procedurami wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W międzyczasie mogłeś popełnić błędy, o których wiesz lub jeszcze nie. Dzisiaj dowiesz się, czy grozi Ci za nie jakaś kara finansowa.
Faktura to dokument zawierający dane wskazane w przepisach podatkowych. Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje na trzy rodzaje faktur:
| Rodzaj faktury | Definicja |
|---|---|
| Faktura papierowa | Dokument sporządzony w postaci fizycznej (papierowej). |
| Faktura elektroniczna | Faktura w postaci elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie (np. PDF). |
| Faktura ustrukturyzowana | Dokument wystawiony przy użyciu KSeF w formacie XML z numerem systemowym. |
Od 1 kwietnia 2026 roku znaczna większość przedsiębiorców ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Istnieje jednak pewien wyjątek dotyczący limitu sprzedaży. System nie obejmie przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury na kwotę mniejszą niż 10 000 zł miesięcznie.
Przykładowo – jeżeli sprzedajesz głównie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, a klienci B2B generują marginalne przychody, nie musisz im wystawiać faktur poprzez KSeF. Możesz wtedy wystawić im fakturę elektroniczną lub papierową.
Pamiętaj jednak, że to zwolnienie ma zastosowanie tylko w 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku ten sam podmiot musi obligatoryjnie rejestrować wszystkie transakcje B2B w KSeF.
Wiedząc już, kiedy musisz wystawić fakturę w systemie, przeanalizujmy, co może powodować nałożenie sankcji. Ustawa wymienia trzy przypadki:
Najczęściej sankcji będzie podlegało niewystawienie faktury w systemie (np. wystawiłeś fakturę elektroniczną) lub spóźnienie się z przesłaniem dokumentu wystawionego poza siecią (np. w trybie offline24).
Sankcją za niedopełnienie obowiązków jest kara pieniężna nakładana na wystawcę faktury. Jej wysokość zależy od kwoty podatku wykazanego na dokumencie.
| Rodzaj transakcji | Wysokość sankcji |
|---|---|
| Faktura z VAT | Równowartość 100% wysokości podatku VAT wykazanego na fakturze. |
| Faktura bez VAT | 18,7% kwoty należności ogółem (gdy podatek nie jest wykazany). |
Przykład:
Prowadzisz działalność gastronomiczną i Twój autorski system fakturowania nie przesłał do KSeF faktur na 100 000 zł netto (23 000 zł VAT). W takiej sytuacji urząd skarbowy może nałożyć na Ciebie karę w wysokości 23 000 zł. W przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej (WDT) o tej samej wartości netto, kara wyniosłaby 18 700 zł.
Organ podatkowy nie ma możliwości miarkowania wysokości sankcji. Oznacza to, że nawet drobna pomyłka lub błąd techniczny spowodowany brakiem internetu, skutkować będzie jej nałożeniem – bez wyjątków.
Powód, dla którego nie przesłałeś faktur do KSeF, nie będzie miał znaczenia dla wysokości kary. Szczególną uwagę powinni na to zwrócić podatnicy, którzy do końca 2026 roku korzystają ze zwolnienia z limitu 10 000 zł. Od 2027 roku wszystkie błędy będą już podlegać surowym rygorom finansowym.
W tym aspekcie ważne jest weryfikowanie przesłania faktury do KSeF w odpowiednim terminie, np. na koniec każdego dnia. Powinieneś też zadbać, aby program do fakturowania był na bieżąco aktualizowany – tak jak system Comarch Betterfly. Ta intuicyjna aplikacja online automatyzuje żmudne procesy, błyskawicznie wysyłając i odbierając e-faktury prosto z KSeF, dzięki czemu zyskujesz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami i nie naraża się na sankcje.
Błędy podlegające sankcji finansowej VAT nie powodują odpowiedzialności karnej skarbowej. Wydawać by się mogło, że jest to rozwiązanie dobre. Czy jednak na pewno?
Zasadą jest, że ta sama osoba nie może być karana dwukrotnie za ten sam czyn – jeżeli działanie jest karane np. mandatem z KKS, to nie może być nałożona sankcja administracyjna. Przepisy często wyłączają odpowiedzialność finansową osoby fizycznej na rzecz sankcji KKS, która jest ograniczona i bywa nakładana z uwzględnieniem przewinienia (wina, błąd techniczny) i stanu majątkowego danej osoby.
W przypadku błędów w KSeF kara finansowa nakładana decyzją administracyjną nie będzie tego uwzględniała, co niejednokrotnie będzie znacznie bardziej dotkliwe.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF musi wiązać się z sankcjami, jednak problemem jest brak możliwości ich obniżenia przez urząd w przypadku błędów systemowych. Pamiętaj, że opisane kary wejdą w życie dopiero od 2027 roku. W obecnym roku masz jeszcze możliwość popełniania błędów związanych z systemem, bez obawy o bezpośrednie straty finansowe.
