Czy kasa fiskalna jest potrzebna na start działalności gospodarczej?

Czym jest kasa rejestrująca?

Kasa rejestrująca (potocznie „kasa fiskalna") służy do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czyli konsumentów.

Jeżeli sprzedajesz wyłącznie innym przedsiębiorcom (B2B) – nie masz obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Jeżeli jednak Twoimi klientami są również konsumenci – musisz sprawdzić, czy podlegasz obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży.

Jak działa zwolnienie podmiotowe do limitu 20 000 zł?

Co do zasady, jeśli sprzedaż na rzecz konsumentów nie przekracza 20 000 zł rocznie, możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

W takiej sytuacji sprzedaż ewidencjonujesz w inny sposób, np. prowadząc dzienną ewidencję sprzedaży w formie papierowej lub elektronicznej.

Uwaga na wyjątki:

Od tej zasady istnieją istotne wyjątki. Zwolnienie podmiotowe nie przysługuje m.in. przy sprzedaży:

• towarów – takich jak części do pojazdów i silników, sprzętu elektronicznego, wyrobów optycznych i fotograficznych, alkoholu, wyrobów nikotynowych, perfum, węgla.
• usług – takich jak przewóz osób i taksówki, naprawa pojazdów i usługi wulkanizacyjne, usługi medyczne, usługi prawnicze, usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, usługi parkingowe.

W przypadku sprzedaży powyższych towarów lub świadczenia wskazanych usług obowiązek posiadania kasy fiskalnej powstaje już od pierwszej transakcji.

Lista wyjątków jest szersza – jeśli działasz w którejś z wymienionych branż, warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację.

Czym jest zwolnienie przedmiotowe?

Oprócz zwolnienia do 20 000 zł istnieje także zwolnienie przedmiotowe, czyli dotyczące konkretnych czynności. Niektóre czynności w ogóle nie podlegają ewidencjonowaniu, jak np. sprzedaż mediów, usługi finansowe, ubezpieczeniowe, pocztowe czy notarialne.

Dla wielu przedsiębiorców kluczowe znaczenie mają jednak dwa inne zwolnienia, które obejmują sprzedaż wysyłkową towarów i usługi opłacone w całości przelewem.

Sprzedaż wysyłkowa towarów – nie musisz ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej, jeśli:

• dostawa odbywa się pocztą lub kurierem,
• zapłata następuje w całości przelewem (na rachunek bankowy, przez pocztę lub SKOK),
• z dokumentów jednoznacznie wynika, jakiej transakcji dotyczy płatność i kto był nabywcą (dane wraz z adresem).

Usługi opłacone w całości przelewem – jeśli zapłata następuje w całości bezgotówkowo i możliwe jest jednoznaczne powiązanie płatności z konkretną usługą, kasa fiskalna nie jest wymagana.

Te zwolnienia sprawiają, że wiele sklepów internetowych i usługodawców nie musi posiadać kasy fiskalnej – pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów.

W jakich sytuacjach zwolnienie przedmiotowe nie działa?

Warto wziąć pod uwagę, że w niektórych sytuacjach zwolnienie przedmiotowe przestaje działać. Jest tak w przypadku:

• odbioru towaru w sklepie stacjonarnym – nawet jeśli zamówienie zostało złożone online, wymaga ono ewidencjonowania na kasie.
• usług budowlanych – nawet jeśli otrzymałeś choćby część zapłaty za usługę w gotówce (np. zaliczkę), oznacza to obowiązek zaewidencjonowania całej transakcji na kasie.

Uwaga: jeżeli Twoje usługi lub towary należą do wyjątków opisanych powyżej, to te zwolnienia nie mają zastosowania.

Jak krok po kroku ustalić obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

W praktyce może się okazać, że nawet mimo prowadzenia sprzedaży dla konsumentów, zakup kasy fiskalnej wcale nie jest konieczny. Jak to ustalić?

Krok 1: Sprawdź, czy Twoje towary lub usługi znajdują się w § 4 rozporządzenia dotyczącego zwolnień. Jeśli tak, zainstaluj kasę przed pierwszą sprzedażą.

Krok 2: Jeśli produkty nie znajdują się na liście wyjątków, sprawdź, czy roczna sprzedaż dla konsumentów przekracza limit 20 000 zł.

Krok 3: Po przekroczeniu limitu 20 000 zł zweryfikuj możliwość zastosowania zwolnienia przedmiotowego dla sprzedaży wysyłkowej lub usług opłacanych w całości przelewem.

Najczęstsze pytania o kasę fiskalną na start