Istotne wnioski:
Okres przejściowy związany z KSeF trwa. Część przedsiębiorców dostosowała się jeszcze przed wejściem obowiązku, inni są w trakcie zmian, a niektórzy zakładają, że mają czas do końca roku. Sprawdźmy, z jakimi sytuacjami możesz się obecnie spotkać i czy wpływają one na prawo do odliczenia VAT.
KSeF to ogólnopolska platforma, która zmienia dotychczasowy obieg dokumentów księgowych w Polsce. Kwiecień to pierwszy miesiąc, w którym większość przedsiębiorców faktycznie musiała zmierzyć się z jego działaniem – zarówno po stronie wystawiania faktur, jak i pobierania dokumentów kosztowych.
W maju przychodzi moment ich rozliczenia, a wraz z nim pojawia się klasyczne pytanie: czy mogę odliczyć VAT z tego dokumentu?
Sytuacji nie upraszcza fakt, że na stacjach paliw nadal otrzymujesz wydruki, a część kontrahentów przesyła faktury e-mailem. Powstaje więc naturalna wątpliwość: jak to wszystko prawidłowo ująć?
Podstawowe warunki niezbędne do odliczenia VAT to:
Przepisy nie uzależniają prawa do odliczenia od posiadania faktury ustrukturyzowanej. Ustawa definiuje fakturę jako dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Znaczenie mają zatem dane znajdujące się na dokumencie, a nie forma, w jakiej została ona (faktura) przesłana.
To najprostszy przypadek. Faktury wystawione przed 1 lutego nie podlegały obowiązkowi przesyłania do KSeF. Nawet jeśli zostały tam później wprowadzone, nie zmienia to zasad ich rozliczenia.
Jeżeli otrzymałeś fakturę w styczniu (w formie papierowej lub PDF), prawo do odliczenia VAT powstało w rozliczeniu za styczeń. Późniejsze przesłanie jej do KSeF nie ma na to wpływu. Możesz, ale nie musisz jej uzupełnić.
Rozliczenie następuje więc w styczniu.
Załóżmy, że 31 marca kontrahent wystawia fakturę i przesyła ją e-mailem, a następnie dokument pojawia się również w KSeF.
W pierwszej kolejności sprawdź, czy jest to faktura ustrukturyzowana, np. poprzez obecność kodu QR. Jeśli tak, mogła zostać wystawiona w trybie offline i przesłana do systemu później (procedura offline24). Warto wtedy zweryfikować jej obecność w KSeF.
Jeżeli dokument nie zawiera kodu QR i wygląda jak standardowa faktura, jego otrzymanie w marcu daje prawo do odliczenia VAT za ten miesiąc.
W obu wariantach rozliczenie następuje w marcu.
Możliwa jest również sytuacja, w której otrzymasz fakturę wystawioną w kwietniu, ale nie znajdziesz jej w KSeF.
Może to wynikać z dwóch przyczyn:
Najczęściej chodzi o pierwszy przypadek, w szczególności gdy:
W takich sytuacjach brak faktury w KSeF nie ma znaczenia – odliczenia dokonujesz na podstawie otrzymanego dokumentu.
Jeżeli natomiast sprzedawca nie dostosował się jeszcze do KSeF, również masz prawo do odliczenia VAT. Trzeba jednak pamiętać, że po wdrożeniu systemu może on przesłać do KSeF także wcześniejsze faktury. W takim przypadku możesz być wzywany do uzupełnienia ewidencji o numer KSeF. Jednak w interpretacji z dnia 30 marca 2026 roku sygn. 0112-KDIL1-3.4012.67.2026.1.EO wskazano, że nie masz obowiązku dokonywania korekty.
Jeżeli spełnione są materialne warunki odliczenia VAT, w szczególności posiadasz dokument zawierający wszystkie wymagane elementy faktury, możesz odliczyć podatek w okresie jego otrzymania. Potwierdzają to liczne interpretacje indywidualne (np. interpretacja z 25 marca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.988.2025.2.WK.). Forma dokumentu – w tym brak jego obecności w KSeF – nie pozbawia Cię tego prawa.
