Jaki program do fakturowania z KSeF wybrać w 2026 roku?

Najważniejsze zagadnienia o KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy system teleinformatyczny służący do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo każda e-faktura wystawiana przez przedsiębiorcę będzie trafiała do odbiorcy poprzez KSeF.

Celem KSeF jest ujednolicenie sposobu rozliczania się pomiędzy przedsiębiorcami, usprawnienie komunikacji z urzędem skarbowym i zapobieganie oszustwom podatkowym.

Data wejścia w życie KSeF

Obowiązek elektronicznego fakturowania KSeF zostanie wprowadzony w trzech etapach:

• od 1 lutego 2026 r. objął firmy, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. do systemu będą musiały włączyć się wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa;
• od 1 stycznia 2027 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla najmniejszych przedsiębiorców, których wartość miesięczna sprzedaży na fakturach nie przekracza łącznie 10 tys. zł.

Jaki program do fakturowania zgodny z KSeF wybrać w 2026?

Wybór odpowiedniego programu do wystawiania faktur zgodnego z KSeF zależy od skali działalności i potrzeb technologicznych firmy. Comarch oferuje rozwiązania, które rosną wraz z przedsiębiorstwem, zapewniając pełne bezpieczeństwo danych i automatyczną zgodność z przepisami.

Comarch Betterfly to aplikacja przeznaczona dla mikrofirm, małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych umożliwiająca:

• pełną obsługę KSeF – wystawianie i wysyłkę faktur ustrukturyzowanych do KSeF, automatyczne odbieranie i archiwizowanie dokumentów;
• wystawianie wszystkich rodzajów dokumentów – od faktur w PLN i innych walutach, po zaliczkowe i korekty;
• automatyzację podatkową – samodzielne wyliczanie podatków lub odbiór informacji o zobowiązaniach podatkowych od biura rachunkowego;
• obsługę KPiR, ryczałtu oraz ewidencji środków trwałych i amortyzacji;
• wysyłkę plików JPK bez konieczności logowania do zewnętrznych serwisów;
• oszczędność czasu dzięki OCR – inteligentne odczytywanie danych z faktur kosztowych i ich księgowanie;
• wsparcie e-commerce poprzez dodatkowe moduły.

Comarch Betterfly oferuje trzy modele obsługi księgowej Twojej działalności:

• Samodzielne fakturowanie w aplikacji – wystawiasz do 10 faktur miesięcznie za 0 zł, korzystając z pełnej integracji z systemem KSeF.
• Samodzielne fakturowanie w aplikacji – wystawiasz faktury bez limitu za 4,99 zł, korzystając z pełnej integracji z systemem KSeF.
• Obsługa przez biuro rachunkowe – przekazujesz rozliczenia swojej firmy do biura rachunkowego współpracującego z Comarch.

Dlaczego Aplikacja Podatnika KSeF może nie być wystarczająca?

Ministerstwo Finansów udostępnia przedsiębiorcom darmowe narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma, jednak realizują one tylko ustawowe minimum. Pozwalają przedsiębiorcy:

• tworzyć i wystawiać faktury ustrukturyzowane;
• odbierać faktury od kontrahentów i je archiwizować;
• sprawdzać status faktur;
• zarządzać uprawnieniami, czyli upoważniać inne osoby do działania w KSeF w imieniu firmy.

Powyższe narzędzia sprawdzą się tylko w najmniejszych mikrofirmach, które wystawiają kilka faktur miesięcznie. Dlaczego? Powodów jest kilka.

• Największym minusem jest brak automatyzacji. Aby wystawić fakturę, trzeba każdorazowo zalogować się do KSeF, ręcznie wprowadzić dane kontrahenta i pozycje na dokumencie. To generuje ryzyko popełnienia błędów i spowalnia pracę.
• Kolejną wadą jest ograniczona obsługa dokumentów.

Z tych powodów warto zastanowić się nad rozwiązaniami komercyjnymi, które oferują kompleksową obsługę obiegu dokumentów i standardy wymagane przy KSeF (np. Comarch Betterfly stworzone dla JDG, mikro i małych firm).

Szukając odpowiedniego oprogramowania pod KSeF, trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników:

• automatyzacja procesów – dobry system powinien oferować natywną integrację z KSeF, co pozwoli na automatyczne wysyłanie faktur do KSeF i odbieranie faktur zakupowych bez konieczności ręcznego przesyłania plików;
• możliwość wizualizacji danych – faktura ustrukturyzowana ma format XML, dlatego system powinien mieć funkcję automatycznej konwersji na przejrzysty podgląd graficzny przypominający tradycyjną fakturę;
• system powinien weryfikować poprawność danych (np. NIP, stawki VAT) jeszcze przed wysyłką do KSeF, dzięki czemu minimalizuje się ryzyko konieczności wystawiania korekt;
• obsługa trybów awaryjnych w razie problemów z wystawieniem faktury lub prac serwisowych systemu rządowego;
• archiwizacja i bezpieczeństwo – wprawdzie Krajowy System e-Faktur przechowuje dokumenty przez 10 lat, ale warto, by komercyjne oprogramowanie również oferowało taką możliwość. Własne archiwum to spokój ducha w razie nagłych przerw w dostępie do systemów rządowych.

Przed podjęciem decyzji o wyborze danego oprogramowania, powinniśmy mieć możliwość przetestowania systemu, aby zobaczyć, jak działa w praktyce.

Obowiązek KSeF – kogo obejmuje?

Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych do KSeF jest obligatoryjne dla wszystkich polskich przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, a także firm zagranicznych zarejestrowanych do celów VAT w Polsce (z polskim NIP).

Jednak niektóre faktury będą mogły być fakultatywnie wysyłane do KSeF lub nie będą w ogóle objęte systemem. Dotyczy to m.in. dokumentów:

• wystawianych za pomocą kas rejestrujących (zwolnienie z wystawiania e-Faktur do końca 2026 roku);
• wystawianych w procedurach OSS i IOSS;
• wystawianych dla osób prywatnych w ramach sprzedaży konsumenckiej (B2C);
• VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych (generowanie faktur do KSeF jest fakultatywne).

Jakie oprogramowanie pod KSeF dla średnich i dużych firm?

Jeśli Comarch Betterfly przestaje wystarczać Twojej firmie i szukasz bardziej zaawansowanych narzędzi do zarządzania procesami biznesowymi, warto rozważyć przejście na jeden z systemów klasy ERP. W zależności od skali Twojej działalności i specyficznych potrzeb, Comarch oferuje rozwiązania skrojone pod konkretne wymagania.

Comarch ERP Optima jest przeznaczony do kompleksowego zarządzania firmą. Sprawdzi się w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz biurach rachunkowych. Program oferuje różnorodny zestaw modułów, które można dostosować do szczególnych potrzeb firmy np. Handel z magazynem łączy moduł do fakturowania z zarządzaniem zasobami w magazynie (wystawianie dokumentów handlowych i magazynowych), a Serwis – kontrola nad zleceniami pomaga usprawnić realizację zleceń i lepszą organizację pracy serwisantów.

Comarch ERP XL to rozbudowany system informatyczny. Stworzony został z myślą o dużych firmach produkcyjnych, handlowych i logistycznych, które mają złożone procesy i potrzebują oprogramowania umożliwiającego pełną kontrolę nad produkcją, magazynem, finansami i sprzedażą wielokanałową (w tym e-commerce).

Comarch ERP Enterprise jest zaawansowanym systemem zarządzania firmą, który łączy najważniejsze obszary działalności, takie jak finanse, produkcja, logistyka, handel i kadry. Oprogramowanie sprawdzi się w międzynarodowych korporacjach i bardzo dużych firmach.