Aktualizacja:
Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur to dla wielu polskich przedsiębiorców największa zmiana w sposobie dokumentowania sprzedaży od lat. Wyjaśniamy, jak skutecznie wdrożyć KSeF w swojej firmie, aby proces ten stał się szansą na automatyzację, a nie jedynie kolejnym obowiązkiem biurokratycznym.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest obowiązkowe od:
W przypadku najmniejszych podatników, których łączna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Wdrożenie KSeF wymaga przede wszystkim zmiany myślenia o dokumencie księgowym. Fakturą krajową nie będzie już plik PDF, lecz dokument w formacie XML, który musi być zgodny ze ściśle określoną specyfikacją, czyli strukturą logiczną FA(3).
Przed przystąpieniem do pracy w systemie należy:
W małych przedsiębiorstwach odpowiedzialność za wdrożenie KSeF spoczywa zazwyczaj na właścicielu, który musi podjąć decyzję o wyborze narzędzi IT i nadać odpowiednie uprawnienia w KSeF. Nie oznacza to jednak, że musi on działać sam. Istotna jest współpraca z biurem rachunkowym lub wewnętrzną księgowością, ponieważ to te osoby najlepiej znają obecny obieg faktur w firmie.
Przygotowanie do e-fakturowania powinno odbywać się etapami, co pozwala zminimalizować ryzyko błędów i zapewnić ciągłość operacyjną przedsiębiorstwa.
Pierwszym krokiem jest zestawienie wszystkich punktów, w których powstają dokumenty sprzedażowe. Należy zweryfikować, czy używany program do fakturowania ma funkcję eksportu danych do i z KSeF. Jeśli firma korzysta z kilku różnych systemów (np. osobny do e-commerce i osobny do usług stacjonarnych), każdy z nich będzie wymagał integracji.
Faktury kosztowe w dobie KSeF nie będą już przesyłane pocztą ani e-mailem – ich odbiór będzie odbywał się bezpośrednio z platformy Ministerstwa Finansów. Należy ustalić, jak często dokumenty będą pobierane do systemu księgowego oraz kto będzie odpowiedzialny za ich weryfikację merytoryczną i akceptację płatności.
Wprawdzie faktura ustrukturyzowana jest uznawana za doręczoną w momencie nadania jej numeru przez system, to warto poinformować klientów o jej wystawieniu – szczególnie w początkowym okresie korzystania z KSeF. Niektórzy mogą nadal potrzebować dokumentów w wersji PDF, warto więc ustalić z nimi zasady.
Musisz pamiętać, że faktury dla zagranicznych kontrahentów też trafiają do KSeF, ale samą fakturę przekazujesz w ustalony z kontrahentem zagranicznym sposób. Wyjątkiem są faktury konsumenckie (B2C), które nadal mogą być wystawiane w dotychczasowej formie lub przesyłane do KSeF.
Systemy informatyczne bywają zawodne, dlatego trzeba przygotować procedurę na wypadek awarii KSeF lub internetu. W takich sytuacjach przedsiębiorca musi wystawić fakturę w trybie offline, nadając jej odpowiedni kod QR i przekazać ją klientowi w uzgodnionej formie. Po ustaniu awarii faktura musi być przesłana do KSeF:
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur wymaga posiadania uprawnień do wystawiania faktur lub ich przeglądania. Nadanie ich może odbyć się elektronicznie przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (dla osób z podpisem kwalifikowanym) lub poprzez formularz ZAW-FA złożony do właściwego urzędu skarbowego. Warto precyzyjnie określić rolę – nie każdy pracownik musi mieć uprawnienia do przeglądania wszystkich dokumentów.
Rynek oferuje różne rozwiązania, od darmowych narzędzi MF po rozbudowane systemy ERP. Przykładem nowoczesnego i lekkiego rozwiązania jest Comarch Betterfly, czyli aplikacja do księgowości online i wystawiania faktur, w pełni zintegrowana z KSeF. Oprogramowanie pozwala na samodzielne prowadzenie firmy lub skorzystanie ze wsparcia dedykowanego biura rachunkowego, które przejmuje odpowiedzialność za rozliczenia i poprawny obieg dokumentów w systemie rządowym.
Najczęstszym problemem jest brak przygotowania do korzystania z KSeF. Osoby wystawiające faktury nie wiedzą, jak prawidłowo wypełnić dokumenty i jak odebrać faktury zakupowe w KSeF. Mylnie mogą też interpretować daty wystawienia i dostarczenia dokumentów. Rozwiązaniem jest szkolenie pracowników, zanim obowiązek KSeF będzie dotyczył firmy i testowanie dostępnych narzędzi.
Kolejną ważną kwestią jest niedostosowanie procedur firmowych do wymagań KSeF. Obieg faktur – np. proces zatwierdzania dokumentów w firmie – będzie musiał być zaktualizowany i dostosowany do nowych wymagań. W przeciwnym razie będzie to skutkowało nieprawidłowym wystawianiem faktur i błędami organizacyjnymi.
Ważne jest także nadanie odpowiednich uprawnień do KSeF. Błędnie przypisane lub niepełne uprawnienia mogą uniemożliwić wystawianie albo odbieranie faktur.
Należy także zwrócić uwagę na firmy nieobjęte obowiązkiem KSeF. Są to głównie podmioty zagraniczne nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Współpraca z nimi wymaga dostosowania procesów wymiany faktur, co może prowadzić do konieczności prowadzenia równolegle dwóch obiegów dokumentów: jednego wewnątrz KSeF i drugiego poza nim.
Wdrożenie KSeF w firmie to proces wymagający odpowiedniego przygotowania technicznego i merytorycznego, ale niosący za sobą korzyści w postaci cyfryzacji biznesu. Bardzo ważny jest wybór sprawdzonego oprogramowania do obsługi KSeF oraz wczesne przeszkolenie zespołu.
Automatyzacja obiegu dokumentów docelowo pozwoli na oszczędność czasu i lepszą kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa.
